La Gestión de Documentos y el Teletrabajo

(Ejemplo de Costa Rica).

En estos tiempos de cambios globalizados y de transformación de la sociedad como todos la conocemos a una sociedad de transformación digital, es puntualmente impactada la tradicional gestión de documentos dentro de las instituciones públicas y privadas, por la cantidad de documentos físicos que se administran dentro de cada una de ellas.

La gestión de documentos en Costa Rica tiene un contexto legal desde los años noventa con la emisión de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, pero que a lo largo de los últimos treinta años se han aprobado otras leyes conexas que enrubostecen el marco regulatorio de la gestión de documentos e información, sobre todo en el ámbito público, dejando a criterio del sector privado a incorporación de estas regulaciones.

Es por ello que, ante las nuevas experiencias y cambios como la ampliación de oportunidades para brindar teletrabajo en las instituciones del sector público, sobre la reciente pandemia COVID-19, se deben seguir respetando los lineamientos ya existentes en la organización de trabajo y que esto pueda dar confianza, seguridad y acceso presente y futuro a esa información que se gesta en la actualidad.

El artículo 43, de la Ley 7202 anteriormente citada, indica que toda institución gubernamental debe de apoyarse de al menos un técnico profesional en Archivística (requerimiento ya desfasado por la profesionalización de la carrera en la Universidad de Costa Rica) y de los técnicos necesarios para realizar las labores necesarias, de acuerdo con lo dispuesto en dicha ley.

Por otro lado, y bajo las nuevas corrientes de la Sociedad de la Información, a los archivistas se les conoce como Gestores del Capital Informacional. Los mismos deben implementar a lo interno de la institución todos los procedimientos propios de la gestión de documentos y que garanticen la transparencia, la rendición de cuentas y una adecuada y hábil toma de decisiones.

Además, esta figura profesional debe estar apoyada por áreas de tecnologías de información, planificación, ingeniería industrial y otras profesiones de colaboración, emitiendo lineamientos institucionales que apoyen el proceso transversal de la Gestión Documental.

Por esto, debido a la creciente demanda de la sociedad por tener mejor acceso a la información, datos claros para la toma de decisiones y claridad en los procesos de trabajo. Adicionalmente, factores externos como la presente pandemia que se vive en el mundo entero, vienen a crear una potente dinamización y transformación de las actividades en la gestión de la documentación.

Desde mi área profesional he de realizar un importante llamado a las instituciones del Gobierno, a no dejar de lado los criterios de gestión de documentos y que se apoyen de las y los profesionales en Gestión del Capital Informacional (archivistas), a crear metodologías interdisciplinarias en la implementación de proyectos como teletrabajo, gestión de trámites digitales, creación o modificación de flujos de trabajo, desarrollar y co-crear espacios dentro de las instituciones con las necesidades reales de los usuarios, en donde la información es y será pieza fundamental para la preservación de la memoria colectiva a futuro.

Fuente: Delfino.cr

 

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